Kulturrådet har fått regeringens uppdrag att samordna urvalsprocessen för att få fram förslag till en svensk kulturhuvudstad 2014. Det innebär att Kulturrådet ska inbjuda Sveriges samtliga kommuner att ansöka om titeln.
I uppdraget ingår också att sköta sekretariatsfunktionen åt den jury på 13 personer som ska granska ansökningarna och lämna förslag på vilken svensk stad som bör nomineras till kulturhuvudstad. De svenska jurymedlemmarna utses av regeringen på förslag från Kulturrådet och Riksantikvarieämbetet. Inbjudan att kandidera kommer att publiceras på Kulturrådets hemsida före årsskiftet. I början av 2008 kommer rådet att arrangera ett informationsmöte för intresserade kandidatstäder.
Förutsättningarna för att bli europeisk kulturhuvudstad har radikalt förändrats jämfört med 1998. EU-institutionerna har ett förstärkt inflytande på samtliga moment i proceduren, alltifrån urvalsförfarandet, beslutfattandet och övervakningen till utvärderingen.
Den stad som kandiderar till kulturhuvudstad skall presentera ett kulturprogram som uppfyller vissa kriterier vad gäller den europeiska dimensionen. Programmet skall bland annat främja
samarbete mellan aktörer på kulturområdet, konstnärer och städer från Sverige och andra medlemsstater och framhäva de europeiska kulturernas rikedom och mångfald. Tanken är också att programmen i de städer som utse under samma år ska ha ett visst samband. För svensk del innebär det samordning med den stad som ska vara huvudstad i Lettland 2014.
Kulturrådet skall senast sex år i förväg publicera en inbjudan till städer att anmäla sitt intresse för värdskapet. Intresserade städer har tio månader på sig att ansöka. Sista oktober 2008 kommer alltså att vara sista ansökningsdag för kandidatstäderna. Rådet sammankallar sedan en urvalsjury bestående av tretton personer, varav sju utses av de europeiska institutionerna (Europaparlamentet, ministerrådet, EU-kommissionen och Regionkommittén). De övriga sex personerna ska vara oberoende experter från värdlandet.
Kulturrådet i samarbete med Riksantikvarieämbetet kommer att lämna förslag på svenska jurymedlemmar, som sedan utses av regeringen.
Urvalsjuryn beslutar om svensk nominering i september 2009. På våren 2010 fattar EU:s ministerråd formellt beslut om utnämningen. Efter beslutet inrättar EU en särskild nämnd för övervakning och rådgivning där Sverige får utse en observatör. Nämndens uppdrag är att ge underlag till kommissionen för prövning av ett EU-bidrag till kulturhuvudstadsprojektet.
EU:s bidrag till projektet förväntas vara ca 1,5 miljoner euro. Det utbetalas i september 2013 efter att nämnden för övervakning och rådgivning har lämnat sin rapport. EU-kommissionen kommer också att utvärdera det svenska kulturhuvudstadsprojektet under 2015.