Styrelsemöten
Ordföranden och minst hälften av ledamöterna måste vara närvarande när styrelsen fattar beslut. Om det är bråttom får beslut fattas genom meddelanden mellan ordföranden och minst hälften av övriga ledamöter eller, om det inte är lämpligt, genom att ordföranden själv fattar beslutet.
Kulturrådets kansli
Kulturrådets kansli har runt åttio anställda fördelade på tre avdelningar; avdelningen för konst och kultur, avdelningen för kommunikation och avdelningen för administration. Dessutom finns kansliet för Litteraturpriset till Astrid Lindgrens minne (ALMA) som en självständig enhet.
Arbets- och referensgrupper
För att garantera sakkunskap vid bidragsfördelningen har styrelsen tillsatt arbetsgrupper och referensgrupper med kvalificerade ämnesexperter.
I arbetsgrupperna sitter personer som är experter inom sitt område, till exempel konstnärer, kritiker, författare och forskare. Styrelsen bestämmer vilka arbetsgrupper som ska finnas och vilka ledamöter de ska ha. På delegation av styrelsen fattar arbetsgrupperna beslut om bidrag inom respektive område.
Kulturrådet har även referensgrupper. De fattar inte några beslut utan är endast rådgivande. Referensgrupperna tillsätts av generaldirektören.
Alla beslut som Kulturrådet fattar är beredda och kvalitetssäkrade och föredras innan beslutet fattas. Beslut om kulturbidrag som Kulturrådet fattar kan inte överklagas.
Saklighet och opartiskhet
Kulturrådet har en policy för mutor och jäv som gäller för alla anställda och alla ledamöter i arbets- och referensgrupper. Kulturrådet är en statlig myndighet och har därför krav på saklighet och opartiskhet. Inom Kulturrådet handläggs ärenden som har stor ekonomisk betydelse och en anställd eller en ledamot ska inte kunna misstänkas för att låta sig påverkas av ovidkommande önskemål eller hänsyn i sitt arbete.
Att arbeta med arbets- och referensgrupper är ett sätt att knyta till sig kvalificerad sakkunskap för de olika kulturområdena. Med en sådan ordning finns alltid en risk för lojalitetskonflikter. Att hitta personer som är kunniga inom konst- och kulturområdet utan att de själva är i kontakt med eller arbetar med området är varken möjligt eller önskvärt. Kulturrådet är medvetet om riskerna med ett sådant system och eftersträvar därför största möjliga öppenhet kring besluten.
Anställda och ledamöter har ett individuellt ansvar och är skyldiga att följa förvaltningslagens regler om jäv. Man ska avstå att delta i handläggningen av ett ärende om någon närstående är sökande, om man är vän eller ovän med någon part, ekonomiskt beroende av beslutets utgång eller om det kan misstänkas att det inte kan göras en opartisk bedömning av någon annan anledning. I de fall då någon anmält jäv och inte deltagit i behandlingen av en ansökan, anges detta i Kulturrådets beslut.